Основание для ведения журнала учета входящих документов образец

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации


В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф. Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый).

Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

Журнал регистрации входящих документов: эффективное делопроизводство


Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка. Электронный ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица.

Используются форматы xls, doc, docx. Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов


Обозначается это в графе номер три. В исходящих бумагах, в начале текста, указывают краткое содержание, заголовок.

Это не обязательно, если содержание писем маленькое.

О нём надо спрашивают у сотрудников. Или быстро оценивают самостоятельно.

Обозначается в третьей графе.

Графа 4 нужна для сведений об адресате. Здесь пишут, куда и кому отправляется посылка.

Рекомендуем прочесть:  Пенсия не гражданам рф


Ведение и учет журнала регистрации входящих документов


Ведение и учет журнала регистрации входящих документов

• Телеграммы и поздравительные письма;

• Приглашения для участия в проведении мероприятий, выставок;

• Корреспонденция личного характера;

• Административно-хозяйственная документация бухгалтерского типа.

• В книге нумерация всей документации сквозная, с начала нового года она начинается заново;

• Регистрационный номер – буквенно-цифровой код или цифровой, который присваивается письму после приема в порядке поступления;

• Входящая дата ставится на штампе приема документа;

• Корреспондент – сведения об отправителе данного письма;

• Содержание документа или название;

• Адресат – лицо или подразделение, которому предназначено письмо.

Подпишись на ежедневную рассылку лучших статей!


Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно


Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации. Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию.


Образец журнала регистрации входящих документов


Журнал существует в единственном экземпляре , поэтому его ведением занимается единовременно один человек. При большом числе корреспонденции этот процесс очень трудоемкий. Карточки создаются под копирку и их заполнением могут заниматься сразу несколько человек.

Будет храниться на электронном носителе. Для создания и ведения можно воспользоваться, например, офисными программами Word или Excel.



В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции. Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз .

Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно.

Информация о входящем документе записывается как с левой стороны разворота книги, так и с правой. Используют ручку с голубыми, синими, фиолетовыми или черными чернилами.

Для сохранности записей предпочтительней шариковая ручка. Электронный журнал ведется в привычном файле на компьютере ответственного за делопроизводства лица. Используются форматы xls, doc, docx.

Журнал обычно не дублируется на бумаге.

Здесь легче, чем в бумажном журнале, находить интересующий документ.

В качестве бумажного журнала используют изготовленную в типографии книгу (формат А4) со страницами в форме таблицы и возможностью вписывать нужные графы. Иногда используют обычные тетради и вручную чертят столбики необходимых граф.

Заполняют бумажный журнал ручкой (допустимый цвет чернил голубой, синий и фиолетовый). Электронный журнал это таблица в файле xls, doc, docx аналогичная бумажному варианту.

В обязательном порядке указывается день, месяц, год прихода корреспонденции.

Это позволяет не только поддерживать порядок при работе с сообщениями, но и в дальнейшем располагать информацией о сроке давности документа. Входящее или исходящее письмо регистрируется только один раз .

Так, если документ зафиксирован один раз у делопроизводителя, то его повторной регистрации в другом отделе быть не должно.